1. 基本方針

クラヴィス行政書士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守し、ご相談・ご依頼および当サイトの利用に伴ってお預かりする情報を適切に取り扱います。本方針は、当事務所の行政書士業務および高齢者見守りサービス「笑みサポ」等に適用します。

2. 取得する情報

お問い合わせやご依頼に際し、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、ご相談内容、本人確認資料その他業務に必要な情報を取得します。業務の内容に応じて、在留・国籍・家族関係・財産・契約に関する資料や、見守りに必要な生活状況、緊急連絡先等をお預かりすることがあります。取得は必要な範囲に限り、適正な方法で行います。

3. 利用目的

• お問い合わせへの回答、ご相談・面談の日程調整、お見積もりおよび本人確認
• 在留資格・帰化・各種許認可・自動車手続き等の相談、書類作成および申請支援
• 遺言・相続・任意後見・死後事務・離婚協議書・内容証明・契約書等に関する受任業務
• 笑みサポ等の訪問・見守り・生活支援、利用記録の作成および契約で定めた報告
• 受任業務に必要な官公署、公証役場および連携専門職等との連絡・調整
• 成年後見・保佐・補助・任意後見等に関する家庭裁判所または監督人への報告、および公益社団法人コスモス成年後見サポートセンターの規程に基づく業務報告・業務管理への対応（見守り等については、同センターの報告対象となる業務に限ります。）
• 契約・請求・会計・法定帳簿の管理、業務完了後のご案内および紛争への対応
• 当サイトの維持管理、不正利用の防止、利用状況の分析およびサービス改善

上記の目的を超えて利用する場合は、法令により認められる場合を除き、あらかじめご本人様の同意を得ます。

4. 健康情報等の慎重な取扱い

病歴、障がい、診療・介護に関する情報など、特に配慮を要する情報は、業務上必要な範囲に限定して取り扱い、法令上の例外を除き、必要なご本人様の同意を得て取得・提供します。ご家族からご相談を受けた場合も、ご家族であることだけを理由に、ご本人様の情報を自由に取得・共有することはありません。

5. ご家族への報告・関係者との情報共有

見守りサービスにおけるご家族等への報告は、ご本人様の意向を確認したうえで、契約時等に取り決めた報告先・内容・方法の範囲で行います。写真・動画等を報告に使用する場合も、目的や共有範囲を確認します。医療・介護機関、他の専門職等への情報共有は、ご本人様の同意または法令上の根拠に基づき、必要な範囲に限ります。生命・身体・財産の保護が必要で、ご本人様の同意を得ることが困難な緊急時には、法令に従い、救急・警察・緊急連絡先等へ必要な情報を提供することがあります。

6. 第三者への提供・業務の委託

法令に基づく場合その他法令により認められる場合を除き、あらかじめご本人様の同意を得ずに個人データを第三者へ提供しません。申請先官公署等への提出や、専門職への紹介に伴う情報提供については、依頼内容・委任の範囲および必要な同意を確認して行います。利用目的の達成に必要な範囲で、情報の保管・システム運用等を外部に委託する場合は、委託先を適切に選定し、必要な監督を行います。

成年後見・保佐・補助等の業務では、法令に基づき、家庭裁判所または選任された監督人への報告に必要な情報を提供します。任意後見では、任意後見監督人の選任により契約が効力を生じた後、同監督人への報告等を行います。

当事務所の所属する公益社団法人コスモス成年後見サポートセンターへの業務報告については、成年後見・任意後見・見守り等の受任業務が、同センターの規程により報告対象となる場合には、業務管理および指導のために必要な範囲の情報を同センターに提供します。報告先、目的および提供する情報の範囲を契約時等に説明し、法令上必要なご本人様の同意を得たうえで行います。

7. 守秘義務・安全管理・保存期間

行政書士業務で知り得た秘密については、法令に基づく守秘義務を遵守します。個人情報は、担当者・取扱権限の管理、書類・端末の管理、不正アクセス対策等、情報の性質や業務の規模に応じた安全管理措置を講じて取り扱います。安全管理措置の詳細は、保護に支障を及ぼすおそれのある事項を除き、お問い合わせに応じてご案内します。保存期間は、業務上の必要性、法令上の保存義務および紛争対応の必要性等を踏まえて定め、不要となった情報は適切に消去・廃棄します。漏えい等が発生した場合には、状況の把握・被害拡大の防止を行い、法令に従って必要な報告・通知を行います。

8. Cookie・アクセス解析・外部サービス

当サイトでは、利用状況の把握、表示・配信、翻訳および不正利用の防止等のため、Cookieや外部サービスを利用します。これらの機能に伴い、IPアドレス、閲覧ページ、端末・ブラウザーに関する情報等が、サービス提供者へ送信されることがあります。

利用するJetpack／WordPress.comおよびGTranslateによる情報の取扱いは、Jetpackのプライバシー情報、GTranslateのプライバシーポリシーも併せてご確認ください。これらは外部サービスのすべての送信先を列挙したものではありません。

Cookie等の情報も、他の情報との組合せにより個人情報に該当する場合があります。Cookieはブラウザーの設定で制限できますが、一部の機能が利用できなくなることがあります。

9. LINE・オンライン相談・翻訳等の利用

LINE、メール、オンライン会議、翻訳その他の外部サービスを利用する場合は、各サービスの利用規約・プライバシーポリシーも適用されます。相談資料の送受信や翻訳等は、情報の性質、必要性およびサービスの取扱条件を確認したうえで行います。外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合は、法令に従い、必要な情報提供や同意の取得等を行います。マイナンバーや重要な本人確認資料は、通常のお問い合わせ欄へ添付・記入せず、当事務所からご案内する方法でお送りください。

10. 開示・訂正・利用停止等のご請求

当事務所が保有するご本人様の個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示等を希望される場合は、下記窓口へご連絡ください。ご本人様または正当な代理人であることを確認したうえで、法令に従って対応します。保存義務その他の理由により、ご希望に沿えない場合は、その理由をご説明します。ご請求の具体的な方法は、お問い合わせ窓口でご案内します。

11. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談、苦情および各種ご請求は、下記までご連絡ください。

クラヴィス行政書士事務所
代表・個人情報管理責任者：中村 豪志
〒381-0034 長野県長野市高田508 フォレストコート高田 B206
TEL／FAX：026-466-6175
お問い合わせ：当サイトのお問い合わせフォーム

12. 本方針の見直し

本方針は、法令の改正やサービス内容・情報の取扱いの変更等に応じて見直します。重要な変更は当サイト等で分かりやすくお知らせし、法令上ご本人様の同意が必要な変更については、必要な手続きを行います。